Irodai hatékonyságodra számtalan dolog van hatással. Ide tartozik az is, hogy előző éjjel kialudtad-e magad, vagy a monoton és időigényes, ismétlődő feladataidat tudod-e automatizálni. A lifehack olyan eszközök csoportját jelenti, amelyek megkönnyítik a munkádat, gyorsítják vagy javítják teljesítményedet. Ha kíváncsi vagy a legjobbakra, ez a cikk neked szól!
Miért töltenél hosszú időt egyetlen feladattal, ha egy ügyes trükkel lerövidítheted a folyamatot? Miért ne próbálnád ki mások okos ötleteit, amik neked is beválhatnak? Bizony, a lifehack nem csak a skandináv bútorok újraértelmezésénél, átalakításánál releváns: az életvezetési tippek a munka világában is hódítanak! Túlzásokba persze nem érdemes esni – feladataidat neked kell elvégezned, ne akarj megúszásra játszani –, azonban egy-egy tanács téged is hozzásegíthet a munkahelyi sikerélmény megéléséhez! Mutatjuk azokat a „hekkeléseket”, amiket mi rendszeresen alkalmazunk.
1. Zárj ki!
Mindent, ami megzavar a munkára való koncentrációban. Internetböngésződbe illessz reklámblokkoló kiegészítőt, közösségi média felületeidet némítsd le, emlékeztetőidet, értesítéseidet kapcsold ki. Ha kommunikációval vagy marketinggel foglalkozol, és a Facebookot munkára használod, a sima nézet helyett dolgozz a business suitban. A feketeöves lifehack specialisták munkahelyi email üzeneteiket is csak bizonyos időpontokban (például minden 2. órában) frissítik, így sürgős vagy elmélyedést igénylő feladatikra tudnak összpontosítani.
2. Használj sablonokat!
Vannak ismétlődő feladatid, adatbázisokat kezelsz, rendszeresen ki kell küldened egy-egy körlevelet? Ne vesztegesd az idődet azzal, hogy újra és újra feltalálod a kereket! Ments el egy frappáns sablont, amit csak elő kell venned, és már kattinthatsz is a „küldés” gombra. A legtöbb levelezőben a kiküldés idejét előre megadhatod – használd ezt a funkciót, így például péntek délután csak beidőzíted a következő hét kötelező köreit, és azok gondoskodnak magukról.
Sablonokat prezentációk, jelentések, meghívók esetén szintén érdemes készíteni. Sőt, felépíthetsz magadnak egy GYIK kérdés-válasz rendszert is, ahol a kollégák vagy vásárlók tipikus kérdéseire összegyűjtöd a konzerv válaszokat, amiket egy mozdulattal bármikor előránthatsz.
Mostanában hozzáadott bérek
3. Sprintelj!
Az emberi agy képtelen arra, hogy hosszú időn keresztül teljes kapacitással dolgozzon, ezért, ha elégedett szeretnél lenni teljesítményeddel a nap végén, iktass be rendszeres szüneteket. Próbálj ki néhány 21. századi időgazdálkodási módszert, és a neked legjobban megfelelőt építsd be napjaidba! Kezdetnek a pomodoro technikát ajánljuk, ami 25 perces sprintekre, vagyis fókuszált munkára, illetve 5 perces tervezett szünetekre bontja a délelőttöt és a délutánt. Így eredményesen, de fenntartható módon haladhatsz feladataiddal, ahelyett, hogy kizsigerelnéd magad.
4. Kapcsolódj!
Picit talán öncélú megoldás, mégis bizonyítottan fokozza eredményességedet, ha időt fordítasz a stratégiai fontosságú társterületeken való kapcsolatépítésre. Mire gondolunk? Természetesen a HR-re, a pénzügyre, az informatikára és a logisztikára. Minél nagyobb vállalatnál dolgozol, annál fontosabb, hogy gyorsan, könnyen, gördülékenyen tudj házon belül intézkedni. Ügyelj arra, hogy mindig illedelmesen kommunikálj, köszönd meg a segítséget, ajánld fel a te támogatásodat, alkalmanként kávézz egyet az ügyintézővel. Hidd el, a személyes, jó kapcsolatok csodát tesznek!
+1 lifehack (közép)vezetőknek
Vedd igénybe a virtuális asszisztens szolgáltatást! Már hazánkban is egyre gyakrabban találkozni ezzel az izgalmas, újszerű megoldással. A digitális segítő nem alkalmazott, hanem jellemzően alvállalkozó, így HR szempontból is rugalmasabb megoldás, mivel egy-egy részfeladatot vagy feladattípust bízol rá, nem kell hetekig-hónapokig betanítani, sőt, szerződhetsz akár projektalapon is. Lévén, hogy asszisztensed távolról dolgozik, irodát, munkaállomást vagy eszközöket sem kell rendelkezésére bocsátani. A kutatómunkától a szervezésen át a prezentációkészítésig mindent kiszervezhetsz így, te pedig az igazán fontos feladatokra koncentrálhatsz.
Lépj be fiókodba és tedd hozzá kommentedet